8 เคล็ดลับในการจัดระเบียบโต๊ะทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ
8455 จำนวนผู้เข้าชม |
โต๊ะทำงานเป็นสิ่งที่มีความสำคัญต่อประสิทธิภาพการทำงาน การจัดเก็บพื้นที่ทำงานให้เป็นระเบียบและสะอาดอยู่เสมอจะช่วยให้การทำงานราบรื่น
วันนี้พันรักเวิร์คขอเชิญชวนทุกคนมาจัดระเบียบโต๊ะทำงานด้วยเคล็ดลับ 8 ข้อที่เราอยากแบ่งปันให้กับคุณ
1. ให้คอมพิวเตอร์อยู่ตรงหน้าคุณ
ตำแหน่งคอมพิวเตอร์ควรอยู่ตรงกับที่นั่งของคุณ ระยะห่างที่เหมาะสมระหว่างจอภาพและตัวเราประมาณ 50-70 ซ.ม. ระดับความสูงของจอยึดจากจุดศูนย์กลางควรอยู่ในระดับสายตาไม่เกิน 10-20 ซ.ม. สายไฟจากคอมพิวเตอร์ควรเก็บให้เป็นระเบียบ เรียบร้อยTips : หากโต๊ะทำงานของคุณไม่มีช่องสำหรับซ่อนสายไฟ คุณสามารถนำคลิปหนีบกระดาษมา DIY เพื่อจัดระเบียบสายไฟได้
2. วางอุปกรณ์ที่ต้องใช้บ่อยๆไว้ใกล้มือ ในจุดที่หาง่าย เก็บเฉพาะสิ่งที่คุณต้องใช้จริงๆบนโต๊ะทำงานเท่านั้น
Tips : จัดเก็บสิ่งของเป็นหมวดหมู่และควรมีป้ายกำกับในแต่ละช่องเพื่อให้ง่ายต่อการค้นหา
3. หาพื้นที่เหมาะสมในการติด Post-it มีเทคนิคมากมายในการใช้ เช่น แยกสีของ Post-it ตามลำดับความสำคัญ เร่งด่วน หรืออาจทำบอร์ดเป็นบอร์ด To Do, Doing, Done เพื่อช่วยจัดลำดับความสำคัญของงาน
Tips : ปัจจุบันมีแอป Post-it ที่สามารถโหลดมาใช้ได้สะดวกทั้ง Post-it® ที่มีให้โหลดใช้สำหรับiPhone, iPad และ Mac ข้อดีคือสามารถใช้งานได้ง่ายสะดวก สามารถถ่าย Post-itจริงๆเพื่อโหลดเข้าแอปเพื่อแปลงเป็นดิจิทัลสำหรับใช้งานผ่านแอปก็ทำได้ง่ายดาย สามารถแชร์และส่งต่อไปยัง PowerPoint, Excel, PDF, Dropbox, iCloud ได้ สำหรับผู้ใช้งานระบบปฏิบัติการ Windows ก็มีแอปที่คล้ายกันให้โหลดใช้ เช่น Sticky Notes
4. จัดเอกสารแยกตามหมวดหมู่ให้ชัดเจน ควรหมั่นตรวจสอบคัดแยกเอกสารที่ไม่ได้ใช้ออกบ้าง ส่วนเอกสารที่ไม่ค่อยได้ใช้หรือนานๆใช้ทีควรเก็บไว้ชั้นล่างสุดหรือในสุดของตู้ เก็บเอกสารที่ต้องใช้บ่อยๆไว้ในระดับสายตาจะช่วยให้หยิบมาใช้ได้ง่าย
Tips : หมวดหมู่ของแฟ้มหากจัดเรียงตามตัวอักษรจะทำให้ค้นหาได้ง่าย สำหรับเอกสารที่ไม่ค่อยได้ใช้หากต้องเก็บไว้นานๆควรหลีกเลี่ยงการใส่ในตู้ไม้ หรือลิ้นชักในโต๊ะไม้เพราะจะทำให้เอกสารมีเชื้อราและจุดดำขึ้นได้ แต่ถ้ามีความจำเป็นต้องเก็บเอกสารไว้ในตู้ไม้จริงๆ ควรใส่ซองกันชื้นลงไปด้วยสัก 1-2 ซอง เพื่อช่วยป้องกันการเกิดเชื้อรา
5. เก็บเฉพาะสิ่งที่ต้องใช้จริงๆบนโต๊ะทำงาน คุณไม่จะเป็นต้องมีปากกาเป็นร้อยแท่ง คลิปหนีบกระดาษเป็นพันชิ้น ที่เย็บกระดาษหลายอัน ดูตามความเหมาะสมที่ต้องใช้ บางคนอาจนำรูปภาพหรือของสะสมส่วนตัวมาวางบนโต๊ะทำงานบ้างเพื่อให้รู้สึกผ่อนคลายแต่ไม่ควรมีมากจนเกินไป
Tips : อย่าเก็บหนังสือกองไว้บนโต๊ะทำงานหากคุณไม่ค่อยได้หยิบมาอ่าน หรือ เล่มไหนที่อ่านจบแล้วก็นำไปเก็บไว้ที่ชั้นหนังสือจะดีกว่า เพราะกองหนังสือจัดเป็นแหล่งรวมฝุ่นชั้นดี
6. ตรวจสอบสายไฟใต้โต๊ะให้ดี อย่าให้สายไฟพันกันยุ่งเหยิง ควรใช้ตีนตุ๊กแกหรือสายรัดมัดรวมสายไฟให้เรียบร้อย ในกรณีที่คุณเก็บเอกสารบางส่วนไว้ใต้โต๊ะต้องจัดสรรพื้นที่ให้เหมาะสม ให้สามารถเหยียดขาและจัดท่านั่งได้สบาย อย่าให้พื้นที่ใต้โต๊ะอึดอัดจนเกินไป
Tips : ควรติดป้ายบอกชื่ออุปกรณ์ไว้กับสายไฟแต่ละเส้น เพราะสายไฟที่ยุ่งเหยิงอาจทำให้เราถอดปลั๊กผิดจนทำให้คอมพิวเตอร์ดับและจะอาจเสียงานที่กำลังทำอยู่เพราะไม่ได้บันทึกไฟล์ไว้ก็ได้ การมีป้ายจะช่วยแยกแยะว่าปลั๊กไหนสำคัญและควรระวังเป็นพิเศษ
7. การวางโทรศัพท์บนโต๊ะทำงาน ควรวางให้อยู่คนละด้านกับมือข้างที่คุณใช้เขียนเพื่อจดข้อมูล เช่น คุณถนัดใช้มือขวาเพื่อจดบันทึก โทรศัพท์ก็ควรอยู่ทางด้านซ้าย วิธีนี้จะช่วยให้คุณไม่ต้องใช้ไหล่หนีบโทรศัพท์ขณะจดบันทึกเพื่อป้องกันการเกร็งและบาดเจ็บบริเวณต้นคอ
Tips : ถ้าจำเป็นต้องใช้โทรศัพท์บ่อย หรือ รับสายนานแนะนำให้ใช้หูฟังจะดีที่สุด
8. ควรมีกำหนดการชัดเจนในการจัดโต๊ะทำงาน เช่น จัดการเอกสารสัปดาห์ละหนึ่งครั้ง , เคลียร์ Post-it ทุกวันตอนเย็น ฯลฯ ทำให้เป็นประจำและติดเป็นนิสัยเพื่อให้โต๊ะทำงานเป็นพื้นที่แห่งความสุขและเสริมสร้างความคิดสร้างสรรค์ดีๆเพื่อการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพ
Tips : หากระจกเล็กๆสักบานตั้งบนโต๊ะทำงานจะช่วยให้เรายิ้มบ่อยขึ้น (เพราะเราได้เห็นตัวเองในกระจก)
นี่คือ 8 เคล็ดลับที่จะช่วยให้คุณจัดระเบียบโต๊ะทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ลองนำไอเดียไปปรับใช้ดูนะครับ สำหรับวันนี้ขอตัวลาไปจัดระเบียบโต๊ะทำงานตัวเองก่อน บ๊ายบาย
บทความ นายพันรัก
